Im Projekt an der WWU ist das Team von S4Campus verantwortlich für die Umsetzung sämtlicher Implementierungen und Beratungsaktivitäten in den Bereichen Studiengangsabbildung, Prüfungsmanagement, Seminarplatzvergabe, Deputatsverwaltung sowie für die Schnittstellen zum Personalwesen und zum Identity Management (IDM).
Bei einer großen Universität wie der WWU Münster ist es wichtig, die Prozesse in der Fläche, also für alle Fachbereiche, zu betrachten. Gerade bei dezentralen Prozessen wie der Planung und Durchführung von Prüfungen und der Seminarplatzvergabe gab es vor dem CMS-Projekt diverse Verfahren unterschiedlicher Ausprägung, die ein Hindernis für die Integration in das alte Gesamtsystem darstellten. Die hohe Flexibilität, die den Studierenden an der WWU bei der Fächer-Kombination geboten wird, stellt höchste Ansprüche an ein integriertes System.
Mit viel Fingerspitzengefühl haben wir gemeinsam mit den Verantwortlichen der Universität best practices entwickelt, umgesetzt und das Personal geschult, um zu einem neuen, vollständig integrierten Campus-Management-System zu gelangen.
Zu Beginn des Projekts führten wir Prozessanalysen, umfangreiche Optimierungs- und Designworkshops und prototypische Implementierungen durch, um gemeinsam mit dem Projektteam der WWU eine optimale Prozessunterstützung durch neue Systemfunktionalität herzustellen.
Diese Analysen führten zu einer neuen Abbildung der Studiengänge – der so genannten akademischen Struktur – als grundlegendes Datenmodell, auf der alle Anwendungen des Campus-Management-Systems aufsetzen und ihre Integration entfalten können.
Wir haben im Verlauf des Projekts diverse neue Apps konzipiert und implementiert, um Funktionen bereitzustellen, die mit dem alten System nicht oder nur mit EInschränkungen unterstützt werden konnten:
Prüfungsorganisation (für die zentrale und dezentrale Planung aller Prüfungen);
Seminarplatzvergabe (Konfiguration von Platzvergabeverfahren und Bewerbung auf zugangsbeschränkte Lehrveranstaltungen);
Bewertungen (Online-Bewertung durch Prüfende, sowohl für LV- als auch für modulbezogene Prüfungen);
Modul- und Leistungsübersicht (Noten- und Punkteübersicht für Studierende und Fachstudienberatende)
Abschlussarbeiten (kompletter Workflow vom Zustandekommen des Betreuungsverhältnisses über Abgabe bis zur Bewertung der Thesis durch die Gutachter);
Studienabschluss und Studienfortschritt (Monitoring des Fortschritts, Graduierung und Erstellung sämtlicher Abschlussdokumente);
Deputatsabrechnung (Lehrbericht für alle hauptamtlich Lehrenden, sowie semesterliche Auswertungen).
Ende 2018 ging bereits die neue Studierendenverwaltung live und HIS SOS wurde abgeschaltet. Im Jahr 2020 folgten der go live für das Lehrveranstaltungs- und für das Prüfungsmanagement in einer Auswahl von Pilotstudiengängen. In den Jahren 2021 und 2022 wurden und werden diese Funktionsbereiche des neuen Systems sukzessive für alle weiteren Fakultäten und Studiengänge in Betrieb genommen.
Darüber hinaus leistet unser Beraterteam weitere Beiträge bei der Produktivsetzung dieser Anwendungen:
Unterstützung bei der Testkonzeption;
Konzeption und Durchführung von Keyuser:innen- und Multiplikator:innen-Schulungen;
Konzeption und Umsetzung der Leistungsdatenmigration;
Support bei go live und danach.
