Einführung eines Campus Management Systems an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster

Einführung eines Campus Management Systems an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster

Größe: ca. 45.700 Studierende

Laufzeit: seit 2017

Produkt: SAP SLcM

Tätigkeit: Individuelle Entwicklung, Beratung, Support

Die Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU) ist eine der größten Hochschulen in Deutschland. Ihr umfangreiches Lehrangebot und vielfältiges Forschungsprofil sowie die Atmosphäre und Lebensqualität der Stadt Münster machen sie zu einem Anziehungspunkt für Studierende und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland. In einer europaweiten Ausschreibung erhielten wir zusammen mit CSNeovias und in4md den Zuschlag für die Ablösung von HIS SOS durch die Implementierung eines Campus Management Systems auf Basis von SAP SLcM.

Aufgabenstellung

Im Projekt an der WWU ist das Team von S4Campus verantwortlich für die Umsetzung sämtlicher Implementierungen und Beratungsaktivitäten in den Bereichen Studiengangsabbildung, Prüfungsmanagement, Seminarplatzvergabe, Deputatsverwaltung sowie für die Schnittstellen zum Personalwesen und zum Identity Management (IDM).

Besondere Herausforderungen

Bei einer großen Universität wie der WWU Münster ist es wichtig, die Prozesse in der Fläche, also für alle Fachbereiche, zu betrachten. Gerade bei dezentralen Prozessen wie der Planung und Durchführung von Prüfungen und der Seminarplatzvergabe gab es vor dem CMS-Projekt diverse Verfahren unterschiedlicher Ausprägung, die ein Hindernis für die Integration in das alte Gesamtsystem darstellten. Die hohe Flexibilität, die den Studierenden an der WWU bei der Fächer-Kombination geboten wird, stellt höchste Ansprüche an ein integriertes System.

Mit viel Fingerspitzengefühl haben wir gemeinsam mit den Verantwortlichen der Universität best practices entwickelt, umgesetzt und das Personal geschult, um zu einem neuen, vollständig integrierten Campus-Management-System zu gelangen.

Umsetzung

Zu Beginn des Projekts führten wir Prozessanalysen, umfangreiche Optimierungs- und Designworkshops und prototypische Implementierungen durch, um gemeinsam mit dem Projektteam der WWU eine optimale Prozessunterstützung durch neue Systemfunktionalität herzustellen.

Diese Analysen führten zu einer neuen Abbildung der Studiengänge – der so genannten akademischen Struktur – als grundlegendes Datenmodell, auf der alle Anwendungen des Campus-Management-Systems aufsetzen und ihre Integration entfalten können.

Implementierung

Wir haben im Verlauf des Projekts diverse neue Apps konzipiert und implementiert, um Funktionen bereitzustellen, die mit dem alten System nicht oder nur mit EInschränkungen unterstützt werden konnten:

Prüfungsorganisation (für die zentrale und dezentrale Planung aller Prüfungen);

Seminarplatzvergabe (Konfiguration von Platzvergabeverfahren und Bewerbung auf zugangsbeschränkte Lehrveranstaltungen);

Bewertungen (Online-Bewertung durch Prüfende, sowohl für LV- als auch für modulbezogene Prüfungen);

Modul- und Leistungsübersicht (Noten- und Punkteübersicht für Studierende und Fachstudienberatende)

Abschlussarbeiten (kompletter Workflow vom Zustandekommen des Betreuungsverhältnisses über Abgabe bis zur Bewertung der Thesis durch die Gutachter);

Studienabschluss und Studienfortschritt (Monitoring des Fortschritts, Graduierung und Erstellung sämtlicher Abschlussdokumente);

Deputatsabrechnung (Lehrbericht für alle hauptamtlich Lehrenden, sowie semesterliche Auswertungen).

Ende 2018 ging bereits die neue Studierendenverwaltung live und HIS SOS wurde abgeschaltet. Im Jahr 2020 folgten der go live für das Lehrveranstaltungs- und für das Prüfungsmanagement in einer Auswahl von Pilotstudiengängen. In den Jahren 2021 und 2022 wurden und werden diese Funktionsbereiche des neuen Systems sukzessive für alle weiteren Fakultäten und Studiengänge in Betrieb genommen.

Darüber hinaus leistet unser Beraterteam weitere Beiträge bei der Produktivsetzung dieser Anwendungen:

Unterstützung bei der Testkonzeption;

Konzeption und Durchführung von Keyuser:innen- und Multiplikator:innen-Schulungen;

Konzeption und Umsetzung der Leistungsdatenmigration;

Support bei go live und danach.

Westfälische Wilhelms-Universität Münster WWU
„Die Mitarbeiter:innen der S4Campus AG haben eine besonders ausgeprägte Fähigkeit, sich in die Rahmenbedingungen und Prozesse der WWU hineinzudenken und daraus Anwendungen zu erstellen, die auch den heterogenen Anforderungen der Fachbereiche unserer Uni gerecht werden. Die entstandenen Apps des Prüfungsmanagements und der Seminarplatzvergabe überzeugen durch einen hohen Integrationsgrad, der eine direkte Konsequenz der neuen zentralen Studiengangsabbildung ist.“
Frau Eva Mundanjohl (Dezernentin für Akademische und Studentische Angelegenheiten und Projektleiterin CaMS)

Klingt gut, Sie haben aber noch viele Fragen?

Referenzen

„Mit der Lösung Campus Dual verfügen wir über ein integriertes Campus Management System, das alle Funktionen abdeckt, welche spezifisch für eine duale Hochschule sind, z. B. die Verwaltung der Praxispartner, deren Ansprechpartner und Betreuer sowie die Ausbildungsverträge unserer Studierenden oder die Lehrauftragsvergabe an externe Lehrkräfte.“
- Herr Prof. Dr. Frank Schweitzer (ständiger Vertreter des Direktors der Staatlichen Studienakademie Dresden)
Berufsakademie Sachsen
„Die Mitarbeiter:innen der S4Campus AG haben eine besonders ausgeprägte Fähigkeit, sich in die Rahmenbedingungen und Prozesse der WWU hineinzudenken und daraus Anwendungen zu erstellen, die auch den heterogenen Anforderungen der Fachbereiche unserer Uni gerecht werden. Die entstandenen Apps des Prüfungsmanagements und der Seminarplatzvergabe überzeugen durch einen hohen Integrationsgrad, der eine direkte Konsequenz der neuen zentralen Studiengangsabbildung ist.“
- Frau Eva Mundanjohl (Dezernentin für Akademische und Studentische Angelegenheiten und Projektleiterin CaMS)
Westfälische Wilhelms-Universität Münster
„Eine beratende Begleitung in einem dermaßen umfassenden und politisch sensitiven Projekt erfordert hohe Seniorität nicht nur in der universitätseigenen Projektorganisation, sondern auch bei der Beratung. Dr. Dirk Pape und seine im Projekt eingesetzten Berater:innen haben diese Seniorität und können diese auch in kritischen Konstellationen einsetzen, um ein verständliches, in sich schlüssiges und umsetzbares Gesamtkonzept zu erarbeiten. Sie sind aber auch so flexibel dazu beizutragen, dass ggf. notwendige Kompromisse so in das Gesamtbild eingefügt werden, dass die Konsistenz weiterhin gewahrt bleibt."
- Dr. Monica Kalt, Business Process Ownerin am Prorektorat Lehre und Studium der Universität Zürich
Universität Zürich

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